Mit dem Firmenwagen in den Urlaub fahren
Bald stehen die ersten Familienbesuche und Ausflüge in der Weihnachtszeit an – oftmals mit dem Auto. Aber sind solche Fahrten auch mit dem Dienstwagen erlaubt? Und welche Steuern fallen bei privater Nutzung überhaupt an?
Grundsätzlich gilt: Stellt ein Arbeitgeber seinem Mitarbeiter einen Firmenwagen zur Verfügung, ist dieser für berufliche Zwecke gedacht. Eine private Nutzung sollte ausdrücklich im Arbeitsvertrag oder im Kfz-Überlassungsvertrag geregelt sein. Spricht der Arbeitgeber ein Nutzungsverbot aus, dürfen Sie als Mitarbeiter das Auto nicht für Ihre persönlichen Belange nutzen.
Sind private Fahrten jedoch laut Vertrag zugelassen, schließt das auch Urlaubsfahrten mit ein. Aber: Auch dann ist es wichtig, die vertraglichen Grundlagen genau zu kennen, denn häufig sind die erlaubten Fahrten auf das Inland beschränkt.
Steuerliche Regelungen rund um den Dienstwagen
Wer von seinem Arbeitgeber einen Sachwert erhält, wie eben einen Firmenwagen mit Privatnutzung, dem entsteht ein sog. geldwerter Vorteil – also eine Entlohnung in Form von Waren oder Dienstleistungen als Ergänzung zum eigentlichen Entgelt. Und diesen Vorteil müssen Sie versteuern. Das geht auf zwei unterschiedliche Arten:
1. Ein-Prozent-Regelung: Zu Ihrem Bruttolohn addiert der Arbeitgeber monatlich ein Prozent des Brutto-Listenpreises (nicht des tatsächlichen Kaufpreises!) des Firmenwagens zum Zeitpunkt der Erstzulassung – zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung, wie Navi-System oder Diebstahlsicherung. Das gilt auch für Fahrzeuge, die der Arbeitgeber gebraucht gekauft hat.
Durch die Ein-Prozent-Regelung erhöhen sich das steuerpflichtige Brutto-Gehalt und meist auch der Steuersatz. Es handelt sich hierbei um eine bequeme Methode, die allerdings gleichzeitig ein geringeres Netto-Gehalt bedeutet.
2. Fahrtenbuch: Diese Lösung ist zwar aufwendiger, in bestimmten Fällen jedoch auch günstiger. In einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch dokumentieren Sie detailliert all Ihre dienstlichen und privaten Fahrten. Dabei unterscheiden Sie nach Dienstreisen, Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz und privat zurückgelegten Strecken. Zusätzlich geben Sie Kilometerstand, Standort, Reiseziel und Reisezweck an. Am Jahresende berechnen Sie den Kostenanteil für private Fahrten und versteuern nur diesen. Das Fahrtenbuch muss lückenlos und ordnungsgemäß geführt werden – entweder elektronisch oder handschriftlich. Das ist besonders wichtig, denn weist das Fahrtenbuch zu viele Lücken oder Rechenfehler auf, kann das Finanzamt es auch verwerfen. Stichprobenartig gleicht das Finanzamt Ihre Angaben mit weiteren eingereichten Unterlagen ab.
Eigene Kosten für Sprit, Reparaturen oder den Besuch in der Waschanlage verringern den zu versteuernden geldwerten Vorteil. Hierfür verlangt das Finanzamt die entsprechenden Belege. Ebenso mindern persönliche Zuzahlungen zu den Anschaffungskosten des Fahrzeuges den geldwerten Vorteil, also wenn Sie zum Beispiel eine bessere Ausstattung möchten und diese selbst zahlen. Achtung: Der geldwerte Vorteil wird durch die eigenen Kosten höchstens komplett ausgeglichen – einen negativen Wert gibt es nicht.
