Sommerfest Firma: Müssen Arbeitnehmer den geldwerten Vorteil versteuern?
Ein Sommerfest ist eine beliebte Tradition in vielen Unternehmen, die den Zusammenhalt im Team stärken und einen Austausch in angenehmer Atmosphäre schaffen soll. Allerdings muss das Event bestimmte Kriterien erfüllen, sonst können Zuwendungen für die Mitarbeiter steuerpflichtig werden.
Sachleistungen, die ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zusätzlich zum regulären Gehalt gewährt, werden auch als geldwerter Vorteil (GWV) oder vermögenswerter Vorteil bezeichnet. Der Vorteil der Sachleistung entspricht dabei dem Betrag, den der Arbeitnehmer bei eigenem Kauf zahlen müsste. Übersteigt der geldwerte Vorteil den Steuerfreibetrag, wird der Differenzbetrag steuerpflichtig.
Steuerfreibetrag von 110 Euro
Bei einem Sommerfest kann sich jeder Mitarbeiter über steuerfreie Zuwendungen durch den Arbeitgeber von bis zu 110 Euro freuen. Die Freigrenze gilt pro Betriebsveranstaltung und kann sogar zweimal pro Jahr ausgeschöpft werden – das ist praktisch, wenn der Arbeitgeber beispielsweise ein Sommerfest und eine Weihnachtsfeier veranstalten möchte.
Unter den Freibetrag fallen allerdings nicht nur Geschenke, sondern auch die meisten Kostenpunkte der Veranstaltung, die direkt von den Mitarbeitern genutzt werden. Dazu zählen anteilig:
- Speisen
- Getränke
- Gewinne z. B. bei Losen oder einer Tombola
- Raummiete
- gebuchte Künstler
- Eventmanager
- Trinkgelder
Nicht dazu zählen hingegen die Strom- und Wasserkosten bei einer Feier auf dem Betriebsgelände und die intern für das Sommerfest aufgewendete Arbeitszeit.
Um die anteiligen Kosten zu ermitteln, werden die Gesamtkosten durch die Anzahl der anwesenden Personen geteilt. Bringen Mitarbeiter ihren Partner mit, werden die anteiligen Kosten des Partners zu denen des Mitarbeiters addiert. Entstehen also pro Person 80 Euro an Kosten, wären diese für einen Mitarbeiter ohne Anhang steuerfrei. Ein Mitarbeiter mit Anhang hätte hingegen Aufwendungen von 160 Euro zu verzeichnen – die Differenz von 50 Euro zwischen anteiligen Kosten (160 Euro) und Freibetrag (110 Euro) wäre steuerpflichtig.
Tipp:
Die Gesamtkosten werden nur unter den tatsächlich anwesenden Mitarbeitern aufgeteilt. Werden mögliche Ausfälle bei der Planung nicht berücksichtigt, kann eine ungewollte Steuerpflicht entstehen.
Voraussetzungen für den Freibetrag
Die Voraussetzung für den Freibetrag von 110 Euro ist, dass die Veranstaltung auch als Betriebsfeier deklariert werden kann. Der Begriff Betriebsfeier umfasst zunächst alle Gemeinschaftsveranstaltungen, die im betrieblichem Interesse stehen. Das können beispielsweise Betriebsausflüge, Sommerfeste, Jubiläums- oder Weihnachtsfeiern sein.
Wichtig ist, dass der Teilnehmerkreis in Verbindung mit dem Betrieb steht, sprich überwiegend aus (ehemaligen) Mitarbeitern, deren Partnern oder Praktikanten und anderen Unternehmensangehörigen besteht. Alle tatsächlich anwesenden Teilnehmer müssen zudem protokolliert werden, um im Anschluss an die Feier eine gewissenhafte Abrechnung der Kosten zu gewährleisten.
Um als Betriebsfeier zu gelten, muss die Veranstaltung außerdem allen Mitarbeitern offenstehen. Ausnahmen sind möglich, wenn dadurch nicht einzelne Personen bevorzugt werden. Zu einem Pensionärstreffen müssten beispielsweise nicht alle Mitarbeiter, sehr wohl jedoch alle Pensionäre eingeladen sein.
Versteuerung von Zuwendungen über 110 Euro
Fällt die Anzahl der Feiern zu hoch aus oder übersteigen die anteiligen Kosten den Freibetrag, werden Steuern und Sozialabgaben fällig:
| Lohnsteuer | Sozialabgaben | |
| Zuwendungen unter 110 Euro | frei | frei |
| Zuwendungen über 110 Euro (Differenzbetrag) | pflichtig | pflichtig |
| Zuwendungen aus einer dritten Betriebsfeier | pflichtig | pflichtig |
| Arbeitgeber entscheidet sich für eine Pauschbesteuerung von 25 Prozent | pflichtig (pauschal 25 Prozent) | frei |
Wird lediglich der Freibetrag von 110 Euro überschritten, muss die Differenz versteuert werden – bei Kosten von 145 Euro wären es beispielsweise 35 Euro. Handelt es sich hingegen bereits um die dritte Veranstaltung innerhalb eines Jahres, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig.
Tipp:
Finden drei Veranstaltungen statt, kann der Arbeitgeber im Nachgang entscheiden, für welche Feier – im Idealfall die steuerlich günstigste – er den Freibetrag nutzen möchte.
Der Arbeitgeber kann wählen, ob die Zuwendungen individuell zuzüglich Sozialabgaben oder mit einer Pauschale von 25 Prozent versteuert werden soll. In den meisten Fällen, besonders bei höheren Kosten, lohnt sich die Pauschbesteuerung.
Die Lohnsteuer kann übrigens auch komplett vom Arbeitgeber beglichen werden, so bleibt das Sommerfest in jedem Fall für die Mitarbeiter kostenfrei.
Tipp:
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