Neues Reisekostenrecht 2014: Jetzt gestalten!
Wie kann ich meine Reisekosten in der Steuererklärung ansetzen? Diese Frage wird ab 1.1.2014 vollkommen neu beantwortet, denn dann tritt das neue Reisekostenrecht in Kraft. Einige Änderungen sollten Betroffene bereits zum Jahresanfang beachten, damit sie ihre Reisekostenabrechnung optimal gestalten.
Erste Tätigkeitsstätte
Dieser Begriff ist neu und ersetzt ab 2014 den alten steuerlichen Fachbegriff „regelmäßige Arbeitsstätte“. Davon betroffen sind überwiegend Arbeitnehmer, die an mehreren betrieblichen Einrichtungen ihres Arbeitgebers tätig werden, wie beispielsweise in verschiedenen Supermarkt-Filialen. In solchen Fällen kann der Arbeitgeber festlegen, welche davon die erste Tätigkeitsstätte ist. Generell gibt es in einem Beschäftigungsverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte.
Für die Steuererklärung: Die Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte werden über die verkehrsmittelunabhängige Entfernungspauschale („Pendlerpauschale“) abgesetzt. Es können also 0,30 Euro pro Kilometer für die einfache Fahrt abgerechnet werden. Für alle anderen Arbeitsorte gelten die meist besseren Regeln zu Auswärtstätigkeiten – absetzbar sind damit 0,30 Euro pro Kilometer für die Hin- und Rückfahrt.
Tipp: Arbeitnehmer, die vorübergehend in einer anderen Geschäftsstelle ihres Arbeitgebers eingesetzt werden, sollten auf eine zeitliche Befristung achten – falls möglich unter 48 Monaten. Bei unbefristeten Abordnungen geht das Finanzamt womöglich von einer neuen ersten Tätigkeitsstätte aus; damit wäre nur noch die Pendlerpauschale steuerlich ansetzbar.
Arbeitsplatz beim Kunden
Ab 2014 führt die unbefristete Tätigkeit bei einem Kunden zu einer ersten Tätigkeitsstätte – und damit zur steuerlich schlechteren Absetzbarkeit der Fahrtkosten mittels Pendlerpauschale. Kundenarbeitsplätze können beispielsweise bei EDV-Systembetreuern vorliegen, aber auch bei Leiharbeitnehmern. Als unbefristet gilt auch die Formulierung „bis auf weiteres“.
Tipp: Die Vor-Ort-Einsätze beim Kunden sollten zeitlich befristet werden, damit möglichst eine steuerliche Auswärtstätigkeit vorliegt. Am besten auch die Vereinbarungen vor 2014 prüfen und gegebenenfalls mit dem Arbeitgeber eine Änderung besprechen.
Fahrtkosten zu einem gleichbleibenden Ort
Bestimmt der Arbeitgeber, dass der Arbeitnehmer zur täglichen Arbeitsaufnahme immer den gleichen Ort (z. B. den Betriebssitz) aufsuchen muss, kann für die Fahrten dorthin nur noch die Pendlerpauschale angesetzt werden. Das gilt auch dann, wenn dieser Ort keine erste Tätigkeitsstätte ist. Von dieser Neuerung sind beispielsweise Berufskraftfahrer, Monteure und Handwerker betroffen.
Tipp: Falls möglich, sollte man mit dem Arbeitgeber vereinbaren, dass man zur Arbeitsaufnahme aus betrieblichen Gründen je nach Bedarf direkt zur Baustelle oder zur Montagestelle fahren muss. Dann können für alle Fahrten die Regelungen der Auswärtstätigkeit gelten, also die Hin- und Rückfahrt ist mit 0,30 Euro pro Kilometer steuerlich absetzbar.
Dreimonatsfrist bei Verpflegungsmehraufwendungen
Mehraufwendungen für Verpflegung können bei einer Auswärtstätigkeit für maximal drei Monate abgerechnet werden. Ab 2014 gibt es aber zum Neubeginn dieser Drei-Monats-Frist eine Verbesserung: Wird die Auswärtstätigkeit für mindestens vier Wochen unterbrochen, beginnt die Drei-Monats-Frist neu. Auf den Grund der Unterbrechung kommt es nicht an.
Tipp: Wer sich einen Urlaub von vier Wochen gönnt, ist danach nicht nur gut erholt, sondern kann erneut für drei Monate Verpflegungsmehraufwendungen ansetzen.
Übrigens: Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand werden erhöht. Bei mehr als achtstündiger Abwesenheit kann man 12,- Euro abrechnen, ab 24 Stunden eine Verpflegungspauschale von 24,- Euro. Für den An- und Abreisetag können generell 12,- Euro erstattet werden, ohne dass man die tatsächlichen Reisezeiten angeben muss.
Mahlzeitengestellung/Werbungskostenabzug für Verpflegungsmehraufwendungen
Ab 2014 gibt es hier eine große Einschränkung: Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter – z. B. der Kunde des Arbeitgebers – bei einer Auswärtstätigkeit die Verpflegung bereit, werden die gesetzlichen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen gekürzt. Bei drei bereitgestellten Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- und Abendessen) können keine Pauschbeträge mehr geltend gemacht werden, lediglich ein dafür gezahltes Entgelt.
Der Arbeitgeber muss bei bereitgestellten Mahlzeiten die elektronische Lohnsteuerbescheinigung mit dem Großbuchstaben „M“ kennzeichnen. Daran kann man aber nicht erkennen, ob bei allen Auswärtstätigkeiten alle Mahlzeiten zur Verfügung gestellt wurden.
Tipp: Am besten Aufzeichnungen über die jeweiligen Tage, die bereitgestellten Mahlzeiten und das eventuell dafür gezahlte Entgelt führen – und vom Arbeitgeber bescheinigen lassen. Ist zwar aufwändig, macht sich aber bezahlt.
Doppelte Haushaltsführung
Steuerlich liegt eine doppelte Haushaltsführung vor, wenn man am Lebensmittelpunkt einen eigenen Hausstand (Wohnung) hat und am Beschäftigungsort ebenfalls eine weitere Wohnung braucht. Bisher war es nicht nötig, dass durch den eigenen Hausstand Aufwendungen in Form von Miete oder Nebenkosten entstehen.
Ist der eigene Hausstand im Haus der Eltern, wurden häufig dafür keine Zahlungen vereinbart. Das ändert sich ab 2014: Das Gesetz verlangt eine finanzielle Beteiligung am eigenen Hausstand von mindestens zehn Prozent der Kosten des Hausstands.
Tipp: Noch vor Januar 2014 sollte man schriftlich zumindest die Zahlung der voraussichtlichen Nebenkosten vereinbaren, wie Heizung, Wasser, Strom, Müllabfuhr, anteilige Grundsteuer und Gebäudeversicherung. Am besten die Nebenkosten per Überweisung zahlen, damit man dafür einen Nachweis hat.
